Văn hóa Email

 

1. ĐỐI VỚI EMAIL LẦN ĐẦU GỬI CHO NGƯỜI KHÁC XIN THAM KHẢO MẪU SAU:

Chủ đề email: "Về việc (nêu ra công việc cụ thể nhưng ngắn gọn thôi)"

Chào chị A, (ghi tên cụ thể chứ đừng Dear anh/chị, và tuyệt đối không ghi sai tên người nhận)

Em là ... đến từ (cơ quan/đoàn thể tương ứng). Em có được email này của chị do anh B bên công ty C giới thiệu (nêu ra hoàn cảnh có được thông tin liên lạc hoặc gợi nhắc người ta về dịp đã được gặp nay email liên hệ nói chuyện thêm). Em viết email này để (nêu ra công việc cần thảo luận, cụ thể hơn phần email title nhưng đừng có trình bày hết một cục chữ dày đặc ở đoạn này).

(Chấm, xuống dòng, sang ý khác. Mỗi đoạn một ý ngắn gọn thôi.)

Về việc A, ....

Về vấn đề B, ...

Tuy nhiên, một khúc mắc có thể xảy ra là ...

Vì vậy, em đề xuất mình có thể ...

Bước tiếp theo, mong chị gửi em ... . Nếu cần thêm thông tin, chị cứ nói với em hoặc có gì gấp chị có thể gọi em/trợ lý của em tại ... (thêm một kênh liên lạc khác nhanh chóng hơn)

Mong sớm nhận được phản hồi của chị.

Cảm ơn chị,

(Tên)

2. ĐỐI VỚI EMAIL TRẢ LỜI NGƯỜI KHÁC:

Gửi chị A,

Cảm ơn email của chị. Về các vấn đề mà chị đưa ra, em xin phản hồi như sau:

Về việc X, ...

Về việc Y, ...

Để em có thể tiến hành ..., xin chị phản hồi giúp em một số điểm như sau:

1. Câu hỏi

2. Câu hỏi

Sau khi nhận được những thông tin trên từ chị, bước tiếp theo của em sẽ là ...

Mong nhận được phản hồi của chị trước ngày ... để kịp tiến hành ... đúng hạn.

Email này có cc anh B và bạn C đến từ phòng ban ... để trả lời cho chị về vấn đề X nếu chị có thêm yêu cầu. Cảm ơn chị.

Thân gửi,

(Tên)

3. ĐỐI VỚI EMAIL DẠNG FOLLOW-UP:

Gửi chị A,

Em là ... ở bên (cơ quan đoàn thể tương ứng). Em gửi chị email này xin được follow-up về việc ...

Em cần chị phản hồi giúp em về vấn đề ... và gửi cho em ... để có thể tiến hành ... trước ngày xx/xx

Email trước em đã forward phía dưới để chị tiện xem lại. File đính kèm trong email này là giấy tờ X, Y và Z.

Mong sớm nhận được phản hồi của chị.

Cảm ơn chị,

(Tên)

4. CHECK LIST ĐỂ DÒ LẠI EMAIL TRƯỚC KHI GỬI:

- Email đã giải quyết hay nêu ra được vấn đề chính một cách rõ ràng chưa?

- Đã đưa ra cho người nhận yêu cầu hành động cụ thể cho bước tiếp theo chưa?

- Tên mọi người đã đúng chưa?

- Còn ai có trong phần cc nhưng chưa được giới thiệu?

- File cần đính kèm đã đủ VÀ ĐÚNG FILE chưa?

- Nếu có đoạn nào buộc phải copy & paste, format chữ trong email đã được chỉnh sửa cho đồng nhất từ đầu đến cuối chưa?

- Còn lỗi chính tả nào không?

- Nếu đang nói đến vấn đề căng thẳng, có đoạn nào mình viết bị tập trung vào cảm xúc hay đổ lỗi mà chưa đưa ra được giải pháp?